本稿は、特に日系企業で1年を通して米国に滞在する駐在員が連邦税務申告書「Form 1040」を自身で作成できるようにステップを示し、並行して税務申告書に記入できるように項目順に説明する。

2023年の税制改正の主な項目は以下のとおり。税務申告書を作成する前に読んでおこう。 なお、2019年から65歳以上の高齢者用の税務申告書1040-SRが導入された。

1　申告期限（Form 1040）

2023年分の税務申告書の提出期限は2024年4月15日（月）となる。メイン州またはマサチューセッツ州に在住の場合は、Patriot’s Dayの休日のため2024年4月17日までの提出期限となる。

2　概算額控除の増額（Line 12）

2023年、概算額控除が以下のとおり増加。

1　申告の手順

ステップ①　準備、確認事項

それぞれに必要な所得、控除の書類、税務申告書と解説書を準備する。

通常必要な書類の一例

配偶者と夫婦合算申告を行う場合は、配偶者や扶養者各自がソーシャル・セキュリティ番号（SSN）または米国納税者番号（Individual Taxpayer Identification Number ＝ ITIN）を取得する必要がある。ソーシャル・セキュリティ番号は、Form SS-5（SSN申請書）と必要書類をSocial Security Administration事務所に提出して申請する。ソーシャル・セキュリティ番号を取得できない配偶者や扶養家族は、税務申告書提出時にForm W-7（ITIN申請書）を添付して米国納税者番号を申請する。申請方法についてはステップ④を参照。

ステップ②　税務申告書への記入

解説書と本特集の「所得税申告書（Form 1040）の作成」に従って税務申告書を記入する。IRSのウェブサイトからオンライン上で申告書への情報記入も可能。

ステップ③　必要書類の添付

税務申告書の1ページ目にForm W-2を必ず添付する。その他のForm（Form W-2GやForm 1099-R）は、源泉徴収されている場合のみ添付する。納税者番号を取得する必要がある場合は、税務申告書にForm W-7とパスポートの原本もしくは旅券所持証明書を添付し、税務申告書提出時に申請する。

配偶者が日本在住の場合はパスポート認証を添付する。その際、税務申告書の郵送先は通常と異なり、テキサス州のITIN Operation Centerとなるので注意が必要。税務申告書で報告した所得や控除の証拠書類を税務申告書に添付する必要はないが、のちにIRSからの質問や調査があった際に備えて保管しておくこと。

ステップ④　税務申告書提出

2023年分の税務申告書の提出期限は4月15日（月）となる。なお、メイン州またはマサチューセッツ州に住んでいる場合は祭日の関係で4月17日（水）。

同日までに税務申告書を提出できない場合は、Form 4868を提出することにより申告期限を6カ月延長できる（延長手続き後の提出期限は、2023年分は2024年10月15日〈火〉）。税務申告書に納税者本人名（夫婦合算申告の場合は配偶者名）と日付を記入し、所轄するIRSへ郵送。郵送先は税務申告書解説書で確認。税務申告書提出時に米国納税者番号を申請する場合は、Form W-7を税務申告書に添付して下記の住所に郵送する。郵送手段により郵送先住所が変わるので、注意が必要。

ステップ⑤　書類の保管、修正申告、税務調査

税務申告書の作成に使った書類は、所得や控除の証拠書類として最低でも時効が成立する3年間は保管が必要。IRSはこの期間に手紙で税務申告書について問い合わせをしたり、調査官による税務調査を行ったりする。申告内容の立証責任は納税者側にあるので、納税者が申告内容を証明できない場合は控除が否認されて追徴税や利子、ペナルティの対象になることもある。