今回はビジネスシーンでの電話対応（受け方）について触れてみようと思います。英語で電話に出るのは気が引ける、という人は少なくないでしょう。しかし、基本的な流れさえ掴んでしまえば、意外とすぐに慣れてしまうものですよ。

挨拶と用件の確認

まずは電話にでた時の最初の挨拶の流れについて。挨拶の仕方は色々ありますが、基本的に次の3つの流れを覚えておくといいでしょう。

1．会社名を言う
2．自分の名前を伝える
3．用件を確認する

そして、この3つの流れをどのように表現するかというと、

「Thank you for calling Hapa Eikaiwa. This is Jun speaking. How can I help you?」
（お電話ありがとうございます。Hapa英会話のジュンです。どのようなご用件でしょうか？）

といった具合になります。会社名を言うときは「Thank you for calling 会社名」、自分の名前を伝えるときは「This is 名前 speaking.」のように表現します。名前を伝える場合は speaking を省いて「This is Jun.」、または This is を省いてシンプルに「Jun speaking.」だけでもOKです。どの表現を使っても失礼な印象は与えません。ちなみに、英語では基本的にファーストネームを伝えます。

用件を尋ねるときは「How can I help you?」を使いましょう。より丁寧に表現したい場合は「How may I help you?」のように can の代わりに may を使うといいでしょう。また、人によっては、文末に today を加えて「How can I help you today?」や「How may I help you today?」と言うこともあります。個人的にはシンプルに「How can I help you?」でいいと思います。

相手の名前を伺う

相手の名前を尋ねるときに使われるフレーズをいくつか紹介します。一般的には相手が自ら名乗ってくるものですが、もし名乗らなかった場合は「May I ask who’s calling?」と尋ねるといいでしょう。その他にも「May I ask who I’m speaking with?」や「May I have your name, please?」などの表現の仕方もあります。ただし、これらは非常に丁寧でかしこまった響きがあるので、もう少し堅苦しくない言い方をしたいのであれば「Who am I speaking with?」や「Can I get your name, please?」と言うといいでしょう。ちなみに「Who are you?」は失礼な印象を与えてしまうので、ビジネスシーンでの使用は避けましょう。

【フォーマルな言い方】
「May I ask who’s calling?」
「May I ask who I’m speaking with?」
「May I ask with whom I’m speaking with? 」※特にフォーマル
「May I have your name, please?」

【カジュアルな言い方】
「Who am I speaking with?」
「Can I get your name, please?」

少々お待ちください

担当者に取次ぐ際の「少々お待ちください」に相当する英語表現は「Just a moment, please.」になります。この表現の便利なポイントは「Sure. Just a moment, please.」というだけで「少々お待ちください。今お繋ぎします」を意味することになり、電話中に相手を待たせる場合によく使われる定番フレーズです。

例えば、電話の相手が「山田さんはいらっしゃいますか？」と聞いてきた場合「Sure. Just a moment, please.」と言うだけで「少々お待ちください。今、山田さんにお繋ぎします」という意味合いになります。ポイントは「Just a moment, please.」に Sure を加えることです。人によっては Sure を言わないこともありますが Sure を加えた方が丁寧です。

その他にも「Could you hold on for a moment?」「Could I put you on hold for a minute?」「Could you hold the line, please?」など様々なバリエーションがあります。

ちなみに「〜にお繋ぎします」を言葉通りに英語にすると「I’ll put you through _____.」や「I’ll transfer/connect you to _____.」になりますが、これらのフレーズは基本、電話を転送する状況で使われます。例えば、マーケティングに関することで電話がかかってきた場合「I’ll put you through the marketing department.（マーケティング部にお繋ぎします）」や「I’ll transfer/connect you to the person in charge of marketing.（マーケティングの担当者にお繋ぎします）」のように伝えてから電話を転送します。また「I’ll put you through」と「I’ll transfer/connect you to」の後は、個人名ではなく部署名や「〇〇の担当者」の表現を続けるのが一般的です。

『少々お待ちください』
「(Sure). Just a moment, please.」
「(Sure). Could you hold on for a moment?」
「(Sure). Could I put you on hold for a minute?」
「(Sure). Could you hold the line, please?」

『〜にお繋ぎします』
「I’ll put you through the marketing department.」
（マーケティング部にお繋ぎします）
「I’ll transfer/connect you to the person in charge of marketing.」
（マーケティングの担当者にお繋ぎします）
「Just a moment, please. I’ll put you through customer service.」
（少々お待ちください。顧客サービスにお繋ぎします）

担当者の不在や担当者が対応できない

何らかの理由で担当者が電話にでられないことを伝える表現の仕方は沢山ありますが、中でも下記の2通りが最も一般的によく使われる表現でしょう。

「I’m sorry. He’s not available right now.」
（すみません。彼は今電話に出られません。）

「I’m afraid he’s not available right now.」
（あいにく、彼は今電話に出られません）

「He’s not available right now.」だけでも伝わりますが「I’m sorry」や「I’m afraid」を入れた方が丁寧でフォーマルな響きになります。また「I’m sorry. He’s not available at the moment.」や「 I’m afraid he’s not available at the moment」のように right now の代わりに at the moment を使うと若干ではありますが、よりフォーマルな響きになります。

アメリカでは、担当者が電話にでれない具体的な理由は特に伝える必要がなく、上記のフレーズを使って担当者が対応できないことをシンプルに伝えるのが一般的です。しかし、日本人であれば、理由もしっかり伝えたい人も多いかと思うので、いくつか代表的なフレーズ（理由）も紹介しておきます。

「別の電話に出ております。」
「She’s on the other line right now.」
「She’s on another call at the moment.」

「只今、外出しております。」
「She’s out of the office right now.」
「She’s out right now.」

「たった今、外出しました。」
「She just stepped out.」

「ミーディング中です。」
「She’s in a meeting at the moment.」

「接客中です。」
「She’s with a client at the moment.」

などなどです。ただし、前述した通りアメリカでは具体的な理由まで伝える習慣はないので、シンプルに「She’s not available right now.」と言うのが最も自然でしょう。

伝言を受ける

担当者が電話にでれないため、相手に「メッセージをお残しになりますか？」と聞く場合は

「Would you like to leave a message?」
「Can I take a message?」

が定番の言い方です。上記で学んだフレーズと組み合わせて「I’m sorry. He’s not available right now. Would you like to leave a message?」や「I’m afraid she’s not available right now. Can I take a message?」のように伝えることができればバッチリです！